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Le Bouard Avocats
Vous entrez dans un local commercial ou vous le restituez ? L'état des lieux du bail commercial est le document qui décrit l'état du local à ces deux moments. Depuis la loi Pinel du 18 juin 2014, il est obligatoire et doit être dressé de façon contradictoire.
Ce guide explique quand réaliser l'état des lieux, qui le rédige, qui en supporte les frais et ce qu'il prouve à la sortie. Il s'adresse aux commerçants, artisans et dirigeants qui prennent un local, comme aux bailleurs et propriétaires qui le louent.
En bref
État des lieux du local commercial : cinq points de contrôle pour le bailleur et le preneur.
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L'état des lieux est un document qui constate l'état du local et de ses équipements à une date donnée. Il sert de point de comparaison entre l'arrivée du locataire et la restitution des locaux.
En fin de bail, la question posée est simple : le local est-il rendu dans l'état où il a été reçu ? Sans état des lieux d'entrée, chacun en est réduit à des souvenirs, des photographies éparses ou des factures anciennes.
L'état des lieux fixe donc une référence opposable aux deux parties, ce qui renforce sa force probante. Il limite les contentieux sur la remise en état et le sort du dépôt de garantie.
Il ne remplace ni le contrat de bail, ni l'inventaire des charges, ni les diagnostics techniques. Il ne tranche pas non plus, à lui seul, la question de savoir qui doit payer une réparation.
Cette répartition dépend des clauses du bail et des règles du Code civil et du Code de commerce. L'état des lieux apporte seulement l'élément de fait : l'état du local à l'arrivée et au départ.
Oui, l'état des lieux est obligatoire en bail commercial depuis la loi Pinel. L'article L. 145-40-1 du Code de commerce, créé par la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014 et en vigueur depuis le 20 juin 2014, l'impose aux deux parties.
Selon ce texte, un état des lieux est établi contradictoirement et amiablement par le bailleur et le locataire, ou par un tiers mandaté par eux. Il est joint au contrat de location ou, à défaut, conservé par chacune des parties.
Le même article organise une solution en cas de blocage, et une sanction visant le bailleur négligent. Ces deux points sont détaillés plus loin.
Avant 2014, le statut des baux commerciaux ne prévoyait pas d'état des lieux obligatoire. L'obligation légale actuelle date donc de cette réforme des baux commerciaux. Seules jouaient les règles générales du louage du Code civil, qui s'appliquent toujours et qu'il faut combiner avec le texte du Code de commerce.
L'état des lieux se réalise à chaque prise de possession du local par un locataire, puis lors de sa restitution. L'article L. 145-40-1 vise expressément plusieurs situations.
Il faut faire un état des lieux lors de la prise de possession des locaux par le locataire dans les cas suivants :
Il est aussi dressé lors de la restitution des locaux, à la fin du bail ou au départ du locataire. C'est l'état des lieux de sortie.
La cession est un moment sensible. Le cédant sort, le cessionnaire entre, et le bailleur reste le même. Un état des lieux réalisé à cette date permet de savoir qui répond de quoi entre l'ancien et le nouveau preneur.
Notre article sur la cession du bail commercial détaille les autres formalités de l'opération, notamment l'intervention du bailleur à l'acte.
Le texte ne cite pas le renouvellement du bail parmi les situations visées : le locataire reste dans les lieux. Rien n'empêche toutefois les parties de faire un point contradictoire, utile si le local a beaucoup évolué.
L'état des lieux est rédigé par le bailleur et le locataire ensemble, ou par un tiers qu'ils choisissent. Il est contradictoire : bailleur et preneur y participent et le signent.
C'est la règle de principe. Le propriétaire et le preneur visitent le local, pièce par pièce, et consignent leurs constats par écrit. Un tiers choisi par les deux parties peut aussi s'en charger, par exemple un administrateur de biens ou un professionnel de la gestion locative.
Ce mode est peu coûteux et rapide. Il suppose cependant une description précise et l'accord écrit des deux signataires, sans quoi sa valeur de preuve s'affaiblit.
Si l'état des lieux ne peut être fait à l'amiable, il est dressé par un huissier de justice, sur l'initiative de la partie la plus diligente. Les frais sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire.
Depuis le 1er juillet 2022, les huissiers de justice et les commissaires-priseurs judiciaires sont réunis au sein de la profession de commissaire de justice, selon l'ordonnance n° 2016-728 du 2 juin 2016. C'est donc un commissaire de justice qui intervient aujourd'hui, même si l'on parle encore souvent de constat d'huissier.
Une partie peut aussi faire dresser un constat de sa propre initiative, à ses frais, en dehors du cas de blocage. Ce constat reste utile comme élément de preuve, mais il ne se confond pas avec l'état des lieux contradictoire prévu par la loi.
Le tableau ci-dessous compare les trois façons de dresser le document.
| Mode | Qui le réalise | Frais | Point de vigilance |
|---|---|---|---|
| Amiable | Bailleur et locataire, ou un tiers désigné par eux | Selon ce que conviennent les parties | Description précise et signature des deux parties |
| Commissaire de justice (blocage) | Commissaire de justice saisi par la partie la plus diligente | Partagés par moitié | Prévu par l'article L. 145-40-1 lorsque l'amiable est impossible |
| Constat unilatéral | Commissaire de justice mandaté par une seule partie | À la charge de la partie qui le demande | Élément de preuve, distinct de l'état des lieux contradictoire |
La loi ne fixe pas de contenu type : la qualité de l'état des lieux tient à sa précision. Un document vague, du type « bon état général », sera difficile à opposer en cas de litige.
Pour être exploitable, un état des lieux local commercial devrait au minimum indiquer :
Des photographies datées, annexées et paraphées, renforcent la description. Mieux vaut les rattacher à chaque élément décrit, plutôt que de joindre un lot d'images sans légende.
Le document est ensuite joint au bail, comme le prévoit l'article L. 145-40-1. À défaut, chaque partie en conserve un exemplaire signé, papier ou en ligne.
De nombreux modèles PDF circulent en ligne. Ils peuvent servir de trame, mais un local commercial a ses spécificités : cuisine professionnelle, vitrine, enseigne, réseaux techniques, aménagements du précédent exploitant.
Un modèle PDF non adapté laisse souvent ces éléments de côté. Ce sont pourtant eux qui donnent lieu aux litiges les plus coûteux en fin de bail.
Avant de télécharger un modèle gratuit au format PDF, vérifiez qu'il vise bien un bail commercial et non un bail d'habitation. Les règles applicables aux logements ne se transposent pas aux baux commerciaux.
L'état des lieux se réalise sur site, local vide de préférence, en présence des deux parties ou de leurs représentants. Quelques conditions pratiques font la différence entre un document utile et un document contestable.
Fixez par écrit un rendez-vous sur site, avec une durée suffisante. Pour un local commercial de plusieurs niveaux ou une cuisine équipée, prévoyez plus d'une heure.
Assurez l'accès à toutes les zones : réserves, caves, toiture, locaux techniques, parking. Une zone non visitée est une zone non décrite.
Il est recommandé d'effectuer la visite dans un ordre fixe, et de décrire chaque élément avec des termes simples : neuf, bon état, usagé, abîmé. Mieux vaut un mot précis qu'une appréciation générale.
Pensez à effectuer les relevés de consommation d'énergie et d'eau le jour même. Ils servent à arrêter les comptes entre l'ancien et le nouvel occupant.
Le document est paraphé et approuvé sur site, à la fin de la visite. Bailleur et preneur en reçoivent chacun un exemplaire, avec les annexes photographiques. Un état des lieux numérique réalisé sur tablette est possible, à condition de pouvoir en effectuer une copie lisible.
Si le bailleur ou le preneur refuse de signer ou ne se présente pas, la réalisation amiable devient impossible. La voie du commissaire de justice, décrite plus haut, prend alors le relais.
En l'absence d'état des lieux, le Code civil présume en principe que le locataire a reçu le local en bon état de réparations locatives. Mais le bailleur négligent ne peut plus s'en prévaloir depuis la loi Pinel.
Selon l'article 1731 du Code civil, s'il n'a pas été fait d'état des lieux, le preneur est présumé avoir reçu les lieux en bon état de réparations locatives, et doit les rendre tels, sauf preuve contraire.
Cette présomption joue contre le locataire : c'est à lui de prouver que le local était déjà abîmé à son arrivée. Sans document, cette preuve est souvent difficile.
L'article L. 145-40-1 du Code de commerce prévoit que le bailleur qui n'a pas fait toutes diligences pour la réalisation de l'état des lieux ne peut invoquer la présomption de l'article 1731.
Le propriétaire a donc intérêt à proposer l'état des lieux, puis, en cas de refus ou d'inertie du locataire, à saisir un commissaire de justice. Garder la trace de ses démarches, par lettre recommandée par exemple, est un réflexe utile.
Les termes « toutes diligences » ne sont pas définis par le texte. Leur appréciation relève des juges du fond, au regard des démarches effectivement accomplies dans chaque dossier.
À la sortie, l'état des lieux est comparé à celui d'entrée pour identifier les désordres imputables au locataire. Il conditionne la remise en état et, souvent, la restitution du dépôt de garantie.
Selon l'article 1730 du Code civil, lorsqu'un état des lieux a été fait, le preneur doit rendre la chose telle qu'il l'a reçue, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure.
Le même titre du Code civil prévoit, à l'article 1732, que le locataire répond des dégradations ou des pertes survenues pendant sa jouissance, sauf s'il prouve qu'elles ont eu lieu sans sa faute.
L'article 1735 ajoute qu'il est tenu des dégradations causées par les personnes de sa maison ou par ses sous-locataires. Sur ce dernier point, voir notre article sur la sous-location en bail commercial.
La distinction est au cœur des désaccords. Selon l'article 1755 du Code civil, aucune des réparations réputées locatives n'est à la charge du locataire lorsqu'elle est due uniquement à la vétusté ou à la force majeure.
Exemple hypothétique : un revêtement de sol usé après neuf ans d'exploitation normale relève de la vétusté. Un carrelage cassé par la chute d'un équipement engage en revanche le locataire.
Le bail commercial contient souvent une clause de remise en état ou une clause sur le sort des travaux réalisés par le locataire. Ces clauses s'ajoutent aux règles légales et doivent être relues avant la sortie.
La répartition des travaux et des charges entre bailleur et preneur obéit aussi à des règles propres au statut. Notre article sur les charges du bail commercial en présente l'essentiel.
Le bailleur rapproche l'état des lieux de sortie de celui d'entrée pour chiffrer les éventuelles réparations. Il peut aussi tenir compte de loyers ou charges impayés, selon les clauses du bail.
Ces deux sujets se mêlent souvent dans un même contentieux : retenue pour impayés d'un côté, contestation des réparations de l'autre. Distinguer clairement chaque poste, avec ses justificatifs, simplifie la discussion.
Les délais et conditions de restitution sont détaillés dans notre article sur la restitution du dépôt de garantie en bail commercial.
La contestation commence au moment même de l'état des lieux, par des réserves écrites. Une signature sans réserve rend la discussion ultérieure plus difficile.
Chaque partie peut faire inscrire ses réserves sur le document : désaccord sur l'état d'un élément, sur l'origine d'un désordre, sur un équipement manquant. Mieux vaut une réserve précise qu'un refus de signer.
Si le désaccord bloque l'établissement amiable, la partie la plus diligente fait intervenir un commissaire de justice, conformément à l'article L. 145-40-1.
Le désaccord se règle d'abord à l'amiable : échange de courriers, devis contradictoires, éventuellement un expert technique choisi d'un commun accord. Une mise en demeure formalise la demande avant toute action.
Faute de solution amiable, le litige peut être porté devant les tribunaux compétents en matière de baux commerciaux. Le choix de la juridiction dépend notamment de l'objet de la demande et de son montant.
Devant les tribunaux, la qualité des preuves pèse lourd. Un état des lieux contradictoire et signé a une valeur bien supérieure à des photographies prises par une seule partie après le départ du locataire.
Dans un contentieux de fin de bail, l'état des lieux sert rarement seul. Les tribunaux examinent aussi les clauses du contrat de bail commercial, les travaux réalisés pendant la durée du bail et la vétusté des équipements.
Pour défendre sa position, bailleur comme preneur rassemblent les pièces suivantes :
Un état des lieux soigné protège autant le propriétaire que le preneur. Quelques réflexes simples évitent la plupart des contentieux de fin de bail.
Proposer l'état des lieux par écrit dès la signature du bail, et conserver la preuve de cette proposition. En cas de refus du locataire, saisir sans attendre un commissaire de justice pour préserver la présomption de l'article 1731.
Prévoir dans le bail une clause claire sur la remise en état et le sort des aménagements. Elle facilite la discussion à la sortie.
Ne pas s'installer dans le local commercial sans état des lieux d'entrée détaillé. Signaler par écrit, dans les premiers jours, tout défaut découvert après coup, notamment sur les réseaux et les équipements techniques.
Avant de partir, comparer le local à l'état des lieux initial et faire réaliser les réparations locatives qui lui incombent. Une sortie préparée limite les retenues.
Pour une vue d'ensemble des points sensibles du contrat, consultez notre guide des pièges du bail commercial.
Oui. L'article L. 145-40-1 du Code de commerce impose un état des lieux lors de la prise de possession et lors de la restitution des locaux, dressé contradictoirement et amiablement.
Le texte ne fixe le partage des frais que dans un cas : l'état des lieux dressé par un commissaire de justice faute d'accord amiable. Les frais sont alors partagés par moitié entre le bailleur et le locataire.
Le preneur est en principe présumé avoir reçu le local en bon état de réparations locatives. Le bailleur qui n'a pas fait toutes diligences pour l'état des lieux ne peut toutefois pas invoquer cette présomption.
Oui. L'article L. 145-40-1 vise la cession du droit au bail ainsi que la cession ou la mutation à titre gratuit du fonds. Sur l'opération elle-même, voir notre article sur la différence entre fonds de commerce et droit au bail.
L'article L. 145-40-1 figure dans le chapitre du Code de commerce consacré au bail commercial : c'est ce bail qu'il vise. Pour un local professionnel loué sous un autre régime, un état des lieux reste vivement conseillé.
En pratique, non. L'état des lieux décrit l'état réel du local : il se réalise sur site. Seule sa rédaction peut se faire sur un support numérique, signé par les deux parties.
Non. Le locataire n'a pas à rendre un local neuf. Ce qui a été dégradé par vétusté ou force majeure est exclu, selon les articles 1730 et 1755 du Code civil.
L'état des lieux du bail commercial est obligatoire à l'entrée comme à la sortie. Contradictoire et précis, il fixe la référence qui permettra de trancher les questions de remise en état et de dépôt de garantie.
Avant de s'installer dans un local, de céder un droit au bail ou de restituer des locaux, il est utile de faire relire le bail et l'état des lieux par un avocat. Le cabinet, composé de cinq avocats à Versailles et à Paris, accompagne bailleurs et preneurs sur leurs baux commerciaux, en conseil comme en contentieux.
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